Desde 2020, quando em meados de março a Covid-19 chegou ao Brasil, qualquer tipo de evento corporativo presencial foi proibido. Quando não, passou a enfrentar um número de restrições que inviabilizou e prejudicou muito o setor.
A solução na época foi transferir tudo para o online. Era live daqui, live dali, evento online virou a única opção por um tempo.
Esse tempo passou, a vacina alcançou quase todos os brasileiros e agora, vemos o setor de eventos corporativos aquecido novamente. Mas, com algo diferente. As pessoas estão ávidas por encontros presenciais e isso é muito bom!
Veja abaixo os conteúdos que você encontrará neste artigo e boa leitura!
A retomada do setor de eventos corporativos e sua importância
Se você quer planejar um evento corporativo para a sua empresa, saiba que você tem em mãos uma ferramenta muito poderosa para fortalecer os valores da sua marca e criar vínculos perenes com os participantes.
Só pra você ter uma ideia do tamanho e da importância dos eventos para o mundo corporativo, em 2023 foram geradas mais de 12 vagas de empregos na área e a ABRAPE (Associação Brasileira dos Promotores de Eventos) prevê para este ano de 2025 um consumo total de R$ 114 bilhões. Os números indicam o quanto o setor é relevante para os negócios.
Antes de tudo, é importante entender que o evento corporativo pode ser visto tanto do ponto de vista do marketing como da comunicação institucional. Os autores de marketing, vão dizer que o evento é uma ferramenta do mix de promoção da marca. Autores de comunicação institucional, dizem que o evento é um recurso para transmissão dos valores da marca e de relacionamento com os stakeholders. Os dois estão corretíssimos.
Planejar eventos corporativos presenciais exige organização, criatividade e atenção aos detalhes. Seja uma conferência corporativa, workshop, lançamento de produto ou celebração, o segredo está em criar uma experiência memorável para os participantes.
Um bom planejamento deve começar com uma definição clara dos objetivos: o evento corporativo pretende fortalecer sua marca? Gerar novos negócios? Engajar parceiros ou colaboradores? Ao estabelecer metas concretas, é mais fácil alinhar as etapas do planejamento e garantir o sucesso do evento.
Organize os detalhes do seu evento corporativo
Todo evento começa com os pilares básicos: data, local e orçamento. Escolha um local que seja acessível ao público-alvo e adequado ao porte do evento. Verifique se o espaço comporta as necessidades de equipamentos, decoração e logística.
Crie um cronograma detalhado que inclua desde a escolha de fornecedores até os convites para os participantes. Além disso, alinhe o orçamento com as prioridades: quais são os itens indispensáveis e onde é possível economizar?
Invista na experiência do público
Um evento corporativo de sucesso vai além da organização: ele cria uma conexão emocional com o público. Portanto, pense nos detalhes que fazem a diferença, como uma recepção calorosa, decoração imersiva, brindes personalizados e atividades interativas.
O evento corporativo é uma experiência. Existem pessoas interessadas em um único local e todos os recursos que você puder utilizar para proporcionar uma experiência positiva marcante devem ser utilizados: aromaterapia, sistemas de sons, iluminação, projeção de imagens, experiências imersivas com utilização de RA (Realidade Aumentada) e RV (Realidade Virtual), gamificação.
Enfim, inclua momentos de networking e ofereça algo de valor, como palestras inspiradoras, demonstrações práticas ou conteúdos exclusivos. Lembre-se de adaptar a comunicação ao perfil dos participantes, enviando convites personalizados e divulgando o evento de forma estratégica.
Divulgue seu evento corporativo de forma estratégica
Divulgar o evento corporativo é tão importante quanto organizá-lo. Por isso, use múltiplos canais, como e-mail marketing, redes sociais e convites físicos, para atingir seu público-alvo.
Garanta que o evento tenha uma identidade visual atrativa com banners, posts e materiais promocionais com uma linguagem consistentes entre eles.
Além disso, utilize a contagem regressiva em redes sociais e incentive os participantes a compartilhar o evento usando hashtags específicas. E mais, mantenha uma comunicação eficiente com todos os envolvidos, desde a equipe interna até os fornecedores e palestrantes:
- Envie lembretes por e-mail e SMS.
- Use anúncios pagos para alcançar um público mais amplo.
- Crie uma landing page com informações completas sobre o evento.
Avalie e aprimore
Após as realização do evento, o trabalho não termina. Recolha feedback dos participantes para entender o que funcionou bem e o que pode ser melhorado nos próximos. Utilize ferramentas como pesquisas digitais ou QR Codes para obter respostas rápidas.
Além disso, analise métricas importantes, como número de participantes, engajamento e retorno financeiro. As métricas precisam estar alinhadas com os objetivos estabelecidos. Essas informações serão valiosas para planejar os próximos eventos com ainda mais precisão e eficiência.
Com um planejamento cuidadoso, atenção aos detalhes e foco na experiência do público, seus eventos corporativos presenciais terão impacto positivo e ajudarão a fortalecer sua marca. Não se esqueça de capturar os momentos do evento em fotos e vídeos, para usar como material promocional ou institucional no futuro.
Planejar eventos corporativos presenciais de sucesso é uma arte que combina estratégia e execução impecável. Siga as dicas acima e você estará preparado para criar momentos memoráveis que encantam o público e fortalecem a sua marca.